Erst kürzlich hat der Bundesfinanzhof das strenge Abzugsverbot für privat mitveranlasste Kosten gekippt.

Die teilweise Anerkennung als Betriebsausgaben oder Werbungskosten hängt damit künftig entscheidend von objektiven und nachvollziehbaren Aufteilungskriterien ab.

Für Einzelunternehmen, Personen- oder Kapitalgesellschaften, Freiberufler und Arbeitnehmer gleichermaßen galt jahrzehntelang ein strenges Abzugsverbot privat mitveranlasster Aufwendungen. So reichte den Finanzämtern bei Reisen bereits die Mitnahme der Ehefrau, der Besuch touristischer Veranstaltungen oder angehängte Urlaubstage zur kompletten Ablehnung des begehrten Steuerabzugs. Rückendeckung erhielten sie dabei solange von den Finanzgerichten, bis der Große Senat des Bundesfinanzhofs (BFH) Ende 2009 seine bisherige Rechtsprechung aufgab und das umfassende Aufteilungs- und Abzugsverbot für gemischt - also zugleich geschäftlich und privat - veranlasste Aufwendungen für unzulässig erklärte.

Bei Geschäftsreisen mit privatem Unterhaltungswert bedeutet dies seither: Sofern die beruflich veranlassten Zeitanteile fest stehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind, dürfen Aufwendungen für die Hin- und Rückreise in abziehbare Werbungskosten oder Betriebsausgaben und nicht abzugsfähige Aufwendungen der privaten Lebensführung aufgeteilt werden. Als Berechnungsmaßstab soll nach Vorgabe der Finanzrichter das Verhältnis der beruflich und privat veranlassten Zeitanteile der Reise dienen. Einen Steuerabzug lehnten die Finanzrichter des Großen Senats insgesamt nur dann ab, wenn es an objektivierbaren Kriterien für eine Trennung der beruflichen und privaten Veranlassungsbeiträge wie etwa bei einer beruflich/privaten Doppelmotivation für die Reise fehlt. Damit nicht genug hatte der BFH in jüngster Vergangenheit mehrfach selbst Arbeitnehmern den Werbungskostenabzug von Bewirtungsaufwendungen zugestanden. Der generelle Ausschluss von Bewirtungskosten unter Verweis auf das einkommensteuerliche Abzugsverbot von Ausgaben, die durch die gesellschaftliche oder wirtschaftliche Stellung eines Steuerpflichtigen mitveranlasst sind, ist damit ebenfalls vom Tisch.

Prüfschema der Finanzämter

Auswirkungen hat die neue steuerzahlerfreundliche Rechtsprechung selbstredend nicht nur auf Reisekosten und Bewirtungsaufwendungen, sondern auch auf andere privat mitveranlasste Ausgaben. So verwundert es denn auch nicht, dass die Finanzbehörden die vom Bundesfinanzhof formulierten Voraussetzungen für den Steuerabzug in ihre aktuellen Lohnsteuer-Richtlinien 2011 (R 9.1 Abs. 2 Satz 3 Nr. 3) aufgenommen haben. Darin wird klar gestellt, dass ein Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug ausschließlich bei objektivierbaren Aufteilungskriterien zulässig ist, die den Finanzämtern eine sachgerechte Aufteilung oder zumindest Schätzung der abzugsfähigen Kosten erlauben.

Konkretere Anhaltspunkte zum Prüfschema der Finanzämter finden sich in der einschlägigen Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen vom 6. Juli 2010 (Aktenzeichen IV C 3 - S 2227/07/10003:002). Im ersten Schritt sind danach zunächst alle eindeutig und klar abgrenzbaren Aufwendungen unmittelbar dem betrieblichen/beruflichen oder privaten Bereich zuzuordnen. Um diese Zuordnung in der täglichen Verwaltungspraxis einigermaßen praktikabel zu gestalten, gilt folgende Vereinfachungsregel:

Bei einer untergeordneten privaten Mitveranlassung von unter 10 Prozent dürfen die Aufwendungen in vollem Umfang als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden. Hierbei greifen allerdings die üblichen einkommensteuerlichen Abzugsbeschränkungen, beispielsweise für Geschenke (Wertgrenze von 35 Euro) oder die Bewirtung von Geschäftsfreunden (70 Prozent der angemessenen Bewirtungskosten).

Im Gegenzug wird ein Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug bei einer untergeordneten betrieblichen/beruflichen Mitveranlassung von unter 10 Prozent komplett abgelehnt.

Nachweispflichten beachten

Erst bei Überschreiten der 10-Prozent-Grenze sollen die Finanzämter im zweiten Schritt alle nicht eindeutig zuordnungsbaren Aufwendungen in einen abziehbaren betrieblichen/beruflichen und nicht abziehbaren privaten Anteil aufteilen. Zu den akzeptierten Aufteilungskriterien zählen neben Zeit-, Mengen- oder Flächenanteilen auch die Anzahl bewirteter oder untergebrachter Personen. Wie üblich trägt auch hier der Steuerpflichtige die Beweislast für steuermindernde Tatsachen – er allein muss die betriebliche oder berufliche Veranlassung umfassend darlegen und nachweisen können. Bestehen selbst dann noch gewichtige Zweifel an einer betrieblichen oder beruflichen (Mit)-Veranlassung, sind die Finanzämter angewiesen, den Steuerabzug schon aus diesem Grund zu verweigern.

Fallbeispiele: Welche Kosten akzeptieren die Finanzämter?

Beispiel 1

Auf Weisung seines Arbeitgebers nimmt ein Arbeitnehmer einen ortsgebundenen Pflichttermin wahr, an den er einige Tage Privataufenthalt anschließt.

Von einer untergeordneten privaten Mitveranlassung angefallener Reisekosten gehen die Finanzbehörden auch dann aus, wenn der Reise trotz vorangehendem oder nachfolgendem Privataufenthalt ein eindeutiger und unmittelbarer betrieblicher oder beruflicher Anlass zugrunde liegt. Die Kosten für Hin- und Rückreise stellen damit in voller Höhe abzugsfähige Betriebsausgaben dar.

Beispiel 2

Während seiner zweiwöchigen Urlaubsreise besucht ein Unternehmer ein eintägiges Fachseminar.

Wegen der untergeordneten betrieblichen Mitveranlassung von unter 10 Prozent wird ein Betriebsausgabenabzug für die gesamten Kosten der Urlaubsreise abgelehnt. Anders behandeln die Finanzämter dagegen zusätzliche, ausschließlich betrieblich veranlasste Aufwendungen. So dürfen alle unmittelbar mit dem Fachseminar zusammenhängende Kosten wie Seminargebühren, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort und selbst ein Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen für den Seminartag als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Beispiel 3

An einer Feier zum 30. Firmenjubiläum nehmen neben 80 Kunden und Geschäftsfreunden auch 20 private Gäste des Firmeninhabers teil. Die Gesamtkosten der Feier betragen 5.000 Euro; auf die Bewirtung der Gäste entfallen 4.000 Euro.

Bei einer betrieblichen Feier hängt der Betriebsausgabenabzug entscheidend davon ab, in wessen Räumlichkeiten die Veranstaltung stattfindet, wer als Gastgeber auftritt, die Gästeliste bestimmt und ob es sich bei den Gästen um Kollegen, Geschäftsfreunde, Pressevertreter oder um private Bekannte oder Angehörige des Steuerpflichtigen handelt. Weil ein Firmenjubiläum eindeutig zum betrieblichen Bereich zählt, stellen die auf Kunden und Geschäftsfreunde entfallenden Aufwendungen Betriebsausgaben dar. Im Beispielsfall sind die anteilig auf private Gäste entfallenden Kosten von 1.000 Euro (20 Prozent der Gesamtkosten) damit nicht abzugfähig, während von den betrieblich veranlassten Kosten in Höhe von 4.000 Euro wegen der im Einkommensteuergesetz (§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG) bereits vor Jahren eingeführten Beschränkung des Bewirtungskostenabzugs auf 70 Prozent lediglich ein Betrag von 3.040 Euro (80 Prozent von 1.000 Euro zuzüglich 70 Prozent von 80 Prozent von 4.000 Euro) als abzugsfähige Betriebsausgaben verbleiben.

Beispiel 4

Ein niedergelassener Arzt nimmt an einem ganztägig von Dienstag bis Donnerstag stattfindenden Fachkongress in London teil. Die Anreise mit dem Flugzeug erfolgt Samstagfrüh, die Heimreise am Sonntagabend.

Dem betrieblichen Bereich zugeordnet und als Betriebsausgaben akzeptiert werden lediglich die Kosten für zwei Übernachtungen von Dienstag bis Donnerstag, die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für diese beiden Tage sowie die in Rechnung gestellten Kongressgebühren. Zudem sind die Flugkosten im Verhältnis der betrieblichen und privaten Zeitanteile der Reise aufzuteilen (betrieblich veranlasst sind 3/9).

Sofern der Arzt jedoch nicht als Zuhörer, sondern als Mitveranstalter am Fachkongress teilnimmt, unterbleibt eine Aufteilung der Flugkosten – nur in diesem Fall rechnen die Finanzbehörden alle Kosten für Hin- und Rückreise vollständig dem betrieblichen Bereich zu.

Beispiel 5

Ein Steuerberater zieht die Hälfte der Abo-Kosten einer überregionalen Zeitung als Betriebsausgaben ab, weil diese umfassend auch über steuerrechtliche Entwicklungen informiert.

Da jede Rubrik einer Zeitung auch dem privaten Informationsinteresse dient, fehlen den Finanzbehörden laut BMF-Schreiben vom 6. Juli 2010 objektive Aufteilungskriterien. Infolge dessen sind die Kosten insgesamt nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Keine Rolle spielt dabei, ob zusätzlich noch eine regionale Zeitung bezogen wird – auch nach der neuen Rechtsprechung zählen Zeitungen, Rundfunkempfang und kulturelle Veranstaltungen ebenso wie Wohnung, Ernährung und Kleidung zur steuerlich unbeachtlichen Lebensführung. Gleiches gilt für sogenannte Repräsentationsaufwendungen, die zwar der Förderung des Berufs oder der Tätigkeit dienen können, grundsätzlich aber auf der wirtschaftlichen oder gesellschaftlichen Stellung des Steuerpflichtigen beruhen.

Privat oder Geschäftlich?