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Externes Forderungsmanagement für die öffentliche Hand – Erfahrungen im Landkreis Ostvorpommern

Im Gespräch mit Ilka Freese, Kämmerin im Landkreis Ostvorpommern

Frau Freese, Sie arbeiten schon seit längerem mit Creditreform Mecklenburg-Vorpommern zusammen. Warum haben Sie sich zu diesem Schritt entschlossen?

Kommunen und Landkreise, die ihre Außenstände mangels Zeit, Personal oder Inkasso-Know-how nicht konsequent bei ihren Schuldnern einfordern, verzichten auf viel Geld. In Zeiten klammer kommunaler Haushalte ist das aus meiner Sicht nicht zu rechtfertigen. Spezialisierte Inkasso-Dienstleister können mit professionellem Forderungsmanagement dazu beitragen, die Verluste zu reduzieren. Das zeigt die Zusammenarbeit des Landkreises Ostvorpommern mit Creditreform.

Waren die Kommunen denn in der Vergangenheit nicht darauf angewiesen, ihr Forderungsmanagement professionell zu betreiben?

Doch, natürlich, im Prinzip schon. Der Bestand an offenen Forderungen war im Landkreis augrund von Schnittstellenproblemen zwischen Fachsoftware und dem HKR-Verfahren enorm angewachsen. Der zur Abarbeitung notwendige Umfang an Personal in der Vollstreckungsbehörde war nicht vorhanden. Bemühungen der Verwaltung zum zusätzlichen Einsatz eigenen Personals schlugen fehl. Im Landkreis Ostvorpommern beliefen sich daher die Außenstände 2004 auf 6,5 Millionen Euro. Die unzähligen offenen Forderungen, die sich hinter dieser Zahl verbergen, wurden bis zu diesem Zeitpunkt in vielen Fällen nicht effektiv genug realisiert. Vor diesem Hintergrund haben wir uns dazu entschieden, das betriebswirtschaftlich optimierte externe Forderungsmanagement durch einen spezialisierten Dienstleister wie Creditreform Mecklenburg-Vorpommern in Anspruch zu nehmen. Und durch diese Zusammenarbeit konnten wir die Beitreibungsquote inzwischen auch steigern.

Gab es rechtliche Vorbehalte?

Die gab es zweifellos. Denn im Unterschied zur freien Wirtschaft, wo der Einsatz eines externen Inkasso-Dienstleisters unproblematisch ist, müssen im Bereich der öffentlichen Hand einige Besonderheiten beachtet werden. Die Auslagerung von Forderungen ist in Mecklenburg-Vorpommern zum Beispiel nicht möglich. Wir können unsere öffentlich-rechtlichen Forderungen daher nicht im Rahmen des kommunalen Forderungsmanagements verkaufen oder über die Auslagerung von Vollstreckungstätigkeiten im Sinne einer Funktionsübertragung tätig werden. Mindestens genauso schwerwiegend waren aber die hausinternen Berührungsängste. Die Kollegen machten sich verständlicherweise Sorgen um ihre Arbeitsplätze.

Wir haben unseren Mitarbeitern versichert, dass Creditreform nur in einem klar umrissenen Teilbereich, dem Mahnwesen, tätig wird und keinerlei Vollstreckungsaufgaben übernimmt. Dadurch konnten wir unsere Kollegen letztendlich davon überzeugen, dass die Zusammenarbeit keine Arbeitsplätze gefährden würde. Mit der Zeit sind die anfänglichen Vorbehalte unserer Mitarbeiter mehr und mehr der Erkenntnis gewichen, dass der interne Arbeits- und Verwaltungsaufwand durch die Unterstützung von Creditreform wesentlich reduziert wird. So sind bei den übergebenen Fällen zum Beispiel die Anfragen bei den Einwohnermeldeämtern weggefallen. Gleiches gilt für Anfragen an das Handelsregister beziehungsweise Anfragen zu Insolvenzanmeldungen.

Welche Aufgaben hat Creditreform Mecklenburg-Vorpommern konkret übernommen?

Wie schon erwähnt, können wir unsere offenen Forderungen nicht an Creditreform veräußern oder das Vollstreckungswesen durch Creditreform entlasten. Denn die Zuständigkeit zur Beitreibung öffentlich-rechtlicher Forderungen ist genauestens in der Landesverordnung über die zuständigen Behörden für die Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Geldforderungen vom 06.10.2004 geregelt. Die Mahnung obliegt gemäß § 120 (1) KVMV i.V.m. § 1 GemKVO allerdings der Kreiskasse.

Auf der Grundlage von § 60 der Kommunalverfassung Mecklenburg-Vorpommern können Kassengeschäfte – und damit auch die Mahnung – ganz oder teilweise ausgelagert werden. Auf dieser Rechtsgrundlage ist die Übertragung des Mahnwesens als Teil der Kassengeschäfte an einen externen Dienstleister möglich. Es besteht lediglich eine Anzeigepflicht gegenüber der Rechtsaufsichtbehörde. Der externe Dienstleister, in unserem Fall Creditreform, kann als so genannter Verwaltungshelfer zur Bearbeitung öffentlich-rechtlicher Forderungen eingesetzt werden.

Welche datenschutzrechtlichen Voraussetzungen müssen beachtet werden?

Im Zuge der Klärung, in welchem Umfang Creditreform tätig werden kann, haben wir uns intensiv mit datenschutzrechtlichen Fragen befasst. Dazu haben wir letztendlich einen schriftlichen Vertrag abgeschlossen, in dem auch die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen geregelt wurde. Im Kern geht es darum, dass personenbezogene Daten nur zweckgebunden verarbeitet und nicht anderweitig genutzt oder zur Verfügung gestellt werden. In diesem Vertrag wurde demnach eindeutig geregelt, dass es sich um eine reine Auftragsdatenverarbeitung handelt.

Und wie sieht die Zusammenarbeit mit Creditreform Mecklenburg-Vorpommern in der alltäglichen Praxis aus?

Wie schon erwähnt, belief sich die Summe der offenen Forderungen im Landkreis Ostvorpommern im Jahr 2004 auf 6,5 Millionen Euro. Im Juni 2004 haben wir damit begonnen, Inkasso-Aufträge an Creditreform zu übergeben. Der Erfolg ließ sich schnell an einer 30-prozentigen Quote bei der Forderungsrealisierung ablesen. Daher werden wir in Zukunft auch offene Forderungen gegen Bürger, die außerhalb unseres Landkreises leben, vermehrt an Creditreform übergeben. Allerdings liegen die Hauptursachen für die Höhe der Außenstände in der wirtschaftlichen und sozialen Struktur der Region.

Sehr viele unserer Schuldner sind faktisch zahlungsunfähig. Es handelt sich also ausdrücklich nicht um Bürger, die nicht zahlen wollen, sondern nicht zahlen können. Wird die Hauptforderung nicht beglichen, erhält der Landkreis von Creditreform Hinweise, weshalb die Forderung nicht beglichen werden konnte. Dazu gehören Merkmale wie die Abgabe der eidesstattlichen Versicherung oder Informationen zur nicht feststellbaren Wohnanschrift. Die Unterlagen von Creditreform werden für Niederschlagungsverfahren innerhalb der Verwaltung genutzt. Wir profitieren daher von der Zusammenarbeit, ganz gleich, ob wir einen Zahlungseingang verbuchen können oder die Forderung ausbuchen müssen, weil der Schuldner zum Beispiel langjähriger Arbeitslosengeld II-Empfänger ist.

Ist ein Ausbau der Zusammenarbeit geplant?

Durchaus. Angesichts der Vielzahl offener Forderungen müssen die Arbeitsprozesse in unserer Verwaltung so effektiv und zielgerichtet wie möglich gestaltet werden. Aus diesem Grund nutzen wir inzwischen auch die Datenbanken von Creditreform für eine Analyse unserer Schuldner. Damit können wir auch auf Bonitätsinformationen zu Unternehmen und Privatpersonen zurückgreifen. Bisher hatten wir in unserer Software beispielsweise für jeden Vorgang ein separates Personenkonto eröffnet. Dadurch haben wir für Schuldner mit mehreren Vorgängen Konten in entsprechender Anzahl angelegt.

Der Verwaltungsaufwand, verschiedene Konten zu einem Schuldner miteinander zu verknüpfen, damit gegen den Schuldner nur ein Vollstreckungsauftrag ergeht, war immens. Deshalb werden wir Creditreform nun bitten, den vorhandenen Datenbestand mit den Datenbanken abzugleichen, zu filtern und zusammenzufassen. Im Ergebnis existiert dann pro Schuldner nur noch ein Personenkonto, in dem alle Forderungen vereinigt sind.

Wie profitiert der Landkreis Ostvorpommern noch von der Zusammenarbeit mit Creditreform?

Nehmen wir die Consumer-Vollstreckungsauskunft. Darin sind neben Gerichtsmerkmalen auch die bei Creditreform geführten Inkasso-Fälle vermerkt. Das ist für unsere Arbeitsabläufe zum Beispiel dann vorteilhaft, wenn ein Bürger mehrere Inkasso-Verfahren, aber noch keine Gerichtsmerkmale (EV) aufweist. Informationen über die Bonität eines Schuldners sind auch dann von Vorteil, wenn es um die Vollstreckbarkeit einer Forderung geht, weil wir den Vorgang besser planen können. Besitzt der Schuldner eine gute Bonität, lohnt sich ein höherer Vollstreckungsaufwand als im umgekehrten Fall. Dann kann der Arbeits- und Zeitaufwand in der Vollstreckung gering gehalten werden, da die Erfolgsaussichten im konkreten Fall ohnehin gering sind.

Falls ein Schuldner bei Creditreform durch mehrere Inkasso-Fälle bereits bekannt ist, beauftragen wir einen Vollstreckungsbediensteten lediglich damit, die eidesstattliche Versicherung abzunehmen. Darüber hinaus werden wir gegebenenfalls nicht weiter tätig. Die offene Forderung wird dann für einen Zeitraum von zwei bis drei Jahren befristet niedergeschlagen und zunächst ausgebucht. Der Fall, dass wir Forderungen unbefristet niederschlagen, ist eher selten.

Welches Fazit ziehen Sie also aus der bisherigen Zusammenarbeit?

Eine durchweg positive. Durch die Zusammenarbeit mit Creditreform haben wir in der Verwaltung des Landkreises Ostvorpommerns neue Wege beschritten. Neben der positiven Reaktion unserer Mitarbeiter war uns auch wichtig, dass die Zusammenarbeit von den Schuldnern des Landkreises akzeptiert wird. Wir waren sehr gespannt zu sehen, wie unsere Schuldner reagieren würden, wenn sie wegen offener Forderungen von Creditreform angerufen werden. Auch hier sind unsere Erfahrungen positiv: Seit 2004 gab es lediglich einen einzigen Fall, in dem ein Bürger wegen des Einsatzes von Creditreform über einen Anwalt bei uns angefragt hat. Nachdem die Rechtmäßigkeit der Beauftragung bzw. die Rechtsgrundlage geklärt war, hat der beauftragte Anwalt das Verfahren eingestellt und der Schuldner hat seine Außenstände beglichen. Einen zweiten Fall hatten wir in der ganzen Zeit nicht.

Das wichtigste Ergebnis der bisherigen Zusammenarbeit mit Creditreform ist die Steigerung unserer Prozesseffizienz, wodurch die Abarbeitungsquote gestiegen ist. Zusammen mit der vorhandenen Akzeptanz unseres Vorgehens bei Mitarbeitern und Bürgern ziehe ich daher eine durchweg positive Zwischenbilanz.

Frau Freese, vielen Dank für das Gespräch!

Zur Autorin:

Ilka Freese, Diplomökonom, ist seit 2001 als Kämmerin des Landkreises Ostvorpommern tätig.
Zuvor arbeitete sie beim Landkreis im Rechnungsprüfungsamt.

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